その1では、2024年11月に施行された「フリーランス新法」において、一人親方やフリーランスの方々へ発注する際の契約ルール（支払期日や買いたたきの禁止）について解説いたしました。

　　しかし、大切な外部の応援団（パートナー）に仕事を任せる際、契約のルールと同じくらい……いえ、それ以上に「会社を一瞬で傾かせるレベルで危険」なチェックポイントが、もう一つあるのです。

　それが、業務委託に伴う「個人情報保護法違反」と「情報漏洩リスク」です。

　「うちはWeb会社じゃないから個人情報なんて大して持っていないのだけれど」

　「IT企業の話で、うちの現場には関係ないのでは？」

　経営者の皆様には。そう仰らず、ぜひこの問題を我がことと考えて頂きたいのです。この「情報漏洩リスク」思わぬところで、様々な業種の方が関係するのです。たとえば、

　これらはすべて、立派な「個人データの外部委託」にあたります。

　令和4年(2022年)に個人情報保護法が改正され、今や外部委託先におけるトラブルの責任は、委託した「元請け企業（会社、そして経営者様）」に容赦なく跳ね返ってくる時代になっているのです。

1.委託先が漏らしても「元の会社」が罰せられる「監督義務」

個人情報保護法第25条では、外部のフリーランスやパートナー企業に個人データの取り扱いを委託する場合、「発注企業が、委託先に対して必要かつ適切な監督を行わなければならない（安全管理措置・監督義務）」と定めています。

　つまり、

「委託先のフリーランスがうっかりスマホを紛失した」

「協力会社の職人が現場の写真（施主様の個人情報が映り込んだもの）を個人のSNSにアップして炎上した」

といった場合でも、行政や世間から

「これは、データを渡していた元請け会社の責任」

という形で、残念ながら御社が追及されることになってしまうのです。

　万が一、個人情報の漏洩事故が起きると、現在の法律では「個人情報保護委員会(公的な機関)への速やかな報告」と「被害を受けた本人（お客様）への個別の通知」が義務付けられています。

　公的機関へ時間を置かず報告を行い、何百人、何千人ものお客様にお詫び状を送り、問い合わせなど、様々な対応に追われ、とても仕事どころではありません。

　ましてネットなどで社名が晒されてしまう。それまで積み上げてきた会社の信用はどうなるのでしょうか。

　最悪の場合、事業継続の危機にも追い込まれてしまいます。

2. 経営者が今すぐ自社の契約書で確認すべき「3つのチェックポイント」

　このような悲劇を防ぐために、外部パートナー（フリーランス・一人親方・委託先）と交わす業務委託契約書の中に、最低限の「3つの安全弁」が入っているか、まず確認されるとよいと思います。そのポイントを説明します。

① 安全管理措置と目的外利用の禁止

　渡したデータを「今回の業務以外の目的で使わないこと」「業務終了後は速やかに破棄・返還すること」「スマホやパソコンのパスワード管理等を行うこと」を契約上で明記しているか。

➁「再委託（孫請け）」の制限と事前承認

　委託したフリーランスが、会社の許可なく勝手に別の孫請けや知人にデータを再委託することを禁止（または会社の事前書面承認を必須）にしているか。 

③ 漏洩・紛失時の「即時報告」と責任の明確化

　万が一、スマホの紛失やデータの漏洩が疑われる事態が発生した際、「直ちに会社へ報告する義務」を課しているか。報告が遅れるほど、自社の被害とペナルティは倍増します。

3. まとめ：契約書は「トラブルが起きた時に会社と社員を守る防具」

　これらを委託先のみなさんと契約するなど、なんだか堅苦しいな、という感覚はよく理解できます。

　しかし、法がこのように求めている、これが昨今の経営環境です。

　このようななかで、外部の応援団に気持ちよく働いてもらうためにも、「ここから先は大切な顧客データだから、ルールを守って管理して下さい。」という一線を契約書でクリアにしておくことは、お互いのためでもあります。

　自社の業務委託契約書が「昔の型のまま」になっていたり、顧客情報の取り扱いルールが口頭だけで曖昧になっている場合は、大きな事故が起きる前に一度、自社の「防具（契約書）」を見直してみることを強くお勧めいたします。

　　次回（その3）は、こうした法改正や時代のリスクに振り回されず、自社を守りながら事業を伸ばすための「自社で今すぐできる契約書リスク点検5つのチェックリスト」、それからこれも忘れてはならない、実務での運用をどうするか、をお届け致します。